Contract length: 12 mois à partir de Novembre 2013
Place: Bangui avec la possibilité de deplacements sur
le terrain
Request date: 2013-10-15
COOPI en RCA
Depuis 1974 COOPI travaille en RCA pour un développement
harmonieux et complet, en faveur tant des individus que des communautés
locales. En ce qui concerne les secteurs d’intervention, l'engagement vis-à-vis
des réalités locales a encouragé COOPI à établir des plans et à implémenter des
projets de développement dans le domaine social, économique, sanitaire,
environnemental et de la formation. Les situations de conflit ont amené à la
décision de se faire charge de projets d'urgence et de réhabilitation, qui sont
aujourd'hui devenus un autre secteur spécifique d’intervention dans le Pays.
Grâce à la présence consolidée et constante, ainsi qu’aux relations avec les institutions,
les organisations non gouvernementales et les communautés locales, COOPI est
reconnue comme un des points de référence pour la coopération internationale en
RCA.
Objectifs :
Objectif général : Garantir la bonne mise
en œuvre des activités prévues par la coordination administrative pays en RCA.
Objectifs spécifique
1 : Régulière et efficace gestion du
service financier de la coordination Pays.
2 : Correcte application des procédures
administratives requise dans les projets et la coordination.
3 : Un système administratif plus efficient avec
un efficace support technique aux collègues et au renforcement technique.
4 : Prévention d’éventuelles pertes économique
pour l’organisation
CONTEXTE ET ENJEUX DU POSTE
L’administrateur Pays est responsable de la correcte gestion
administrative/financière et du caractère soutenable de la coordination pays,
et des coordinations de zones, en préparant les budgets de coordination et en
contrôlant la rédaction des budgets des projets. Il s'occupe du contrôle des
bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect
des procédures COOPI et des bailleurs de fonds.
Il est garant pour le siège, de la justesse et de
l'exhaustivité des informations.
Ce poste demande d’être prêts à soutenir : vivre et
travailler dans un contexte de stress lié a la situation sécuritaire précaire
en RCA.
DESCRIPTION AND REQUIREMENTS
Objectif général: Garantir la bonne mise en
œuvre des activités prévues par la coordination administrative pays en RCA.
Résultats attendus :
- Régulière
et efficace gestion du service financier de la coordination Pays.
- Correcte
application des procédures administratives requise dans les projets et la
coordination.
- Un
système administratif plus efficient avec un efficace support technique
aux collègues et au renforcement technique.
- Réduction
d’éventuelles pertes économique pour l’organisation
Activités parallelles:
- Planification
et contrôle du budget coordination: Il prépare, en collaboration avec le
Chef de Mission et vérifie périodiquement le déroulement du budget relatif
aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de
zone présentes dans le pays. Il contrôle le caractère soutenable des
coordinations et des bases sous la responsabilité de la coordination pays
et vérifie la correcte attribution /répartition des coûts fixes sur les
projets; il contrôle les coûts non déductibles de la coordination et des
projets.
- Préparation
budget et contrôle économique-financier des projets: Il supervise les
nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le
caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan ; en
collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de
zone et le Chef de Mission, il identifie périodiquement les engagements
économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets.
- Gestion
administratives une série des projets, dont la coordination est en charge,
en particulier le SAD
- Gestion
des biens: il vérifie le caractère soutenable et la correcte gestion des
biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique
pays (“CAMELOT” et inventaires). Il vérifie la correcte application des
procédures de l'organisation relatives à l'achat des biens et à leur
gestion.
- Gestion
financière: Il supervise et contrôle la gestion des liquidités (caisse et
banque) et l'envoi des fonds aux projets en fonction des demandes; Il gère
et supervise les financements de la part des bailleurs de fonds pour la
réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour
les informations qui doivent être envoyées au siège central; En accord
avec le Chef de Mission, il s'active pour garantir le respect des délais
pour la réception des financements; En accord avec l'Administrateur de
zone du siège central, il propose au Chef de Mission les priorités pour
l'échéancier de la présentation des rapports financiers.
- Il
assure la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination
générale et des bases/éventuelles coordinations de bases et leurs
dépenses; Il a la responsabilité de la signature sur les comptes courants
de l'organisation.
- Monitorage
économique et financier des projets: En collaboration avec les chefs de
projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs
pays/zone, il vérifie périodiquement le déroulement économique et
financier des projets: état des bilans, déficits, prospectives de
dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités.
- Comptes
rendus et audits: Il finalise et contrôle les rapports financiers
intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les
transmettre au siège central; il est responsable de la justesse des
comptes rendus et s'assure du correct archivage des données de tous les
projets gérés dans le pays ; il est responsable de la préparation et du
déroulement des audits conduits dans le pays et de l'envoi au siège
central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en
Italie; il est responsable de la préparation de l'audit annuel, si
celui-ci est prévu dans le pays ; il garantit le fonctionnement correct
des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant
également des missions de vérification sur place.
- Gestion
du personnel local et administration du personnel local et expatrié: Il
gère et supervise les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à
la Coordination; Il assure la formation des administrateurs des bases
/coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et
de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif (ex
logisticiens, chefs de projet, coordinateur de zone) et contrôle
périodiquement le travail effectué (de loin ou sur place); Il aide le Chef
de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local
(règlement pour le personnel local) et il garantit le tenue correcte de la
documentation relative à l'administration du personnel.
- Procédures:
il fournit l'aide technique aux chefs de projet et aux administrateurs de
projet et de coordination et contrôle la correcte application des
procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds.
- Élaboration
et transmission des données: il produit et transmet périodiquement les
informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant
les délais fixés.
- Archivage
documentation administrative : il assure le correct archivage de la
documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans
le respect des procédures de l'organisation.
- Relations
Institutionnelles: en collaboration avec la coordination pays, il s'occupe
des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics
et administratifs du pays (Inspecteurs du travail, Direction Générale des
Impôts, banques etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des
délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Note sur la position:
L’Administrateur Pays substitue le coordinateur en cas
d'absence de ce dernier dans le pays
Tout autre tache confié dans le cadre du poste et des
competences
Exécuter d’autres tâches pour le progrès du Projet, sur
demande de la Coordination Pays
Profil du Candidat
ESSENTIEL
- Préférable
Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
- Expérience
certifiée d’au moins trois ans, mûrie dans le secteur
économique-financière, préférablement en réalités plurinationales et/ou
opérants à projet.
- Bonne
connaissance de la langue française (écrite/lue/parlée)
- Excellente
connaissance logisticien Office
- Excellentes
capacités d'organisation
- Capacité
de travailler en équipe et pour objectifs.
- Aptitude
à construire des relations positives avec les collaborateurs
- Capacité
de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des
contextes sécuritaires difficiles.
- Aptitude
à l'implication au-delà de la simple tache assignée
- Motivation
à travailler dans une organisation no gouvernementale en respectant ses
principes et ses valeurs
A RETENIR :
LE COOPERANT COOPI
COOPI intervient dans des situations de développement et
de crises souvent défavorisées et difficiles à gérer.
Le coopérant COOPI doit prendre la bonne décision au bon
moment.
Il sait lire et interpréter le contexte dans lequel il
agit et qui se transforme souvent très rapidement. Il est capable de respecter
les valeurs de l’ONG, d’établir relations positives avec ses supérieurs, ses
collègues et collaborateurs.
Le coopérant COOPI travaille habituellement dans des
contextes multiethniques, ce qui exige de la souplesse et le respect de
l’autre, expatrié et personnel local.
En considération du milieu souvent défavorisé et du pois
des responsabilités, il faut posséder une réelle motivation, énergie et une
grande flexibilité, disponibilité pour aller parfois au-delà de ses propres
tâches selon les besoins de la mission, en utilisant l’expérience,
l’enthousiasme et l’esprit d’équipe.
